一、合约到期前准备工作
建议在合约到期前60天启动续约评估流程，主要包含以下步骤：
- 核查设备使用台账与合约条款匹配度
- 统计现存设备性能损耗评估报告
- 比对新设备采购与续约方案成本效益
需重点确认原合约中关于自动续约的特别条款，避免因疏忽产生违约费用。
二、标准续约操作流程
正式续约应包含以下标准程序：
- 向服务商提交《续约意向通知书》
- 协商套餐资费与设备置换方案
- 法务部门审核新版协议条款
- 双方法定代表人签署补充协议
特别注意需在合约到期前15个工作日完成系统备案。
三、设备更换实施指南
选择设备更换时应遵循以下流程：
- 旧机数据迁移与系统清除
- 新设备入网检测与权限配置
- 7×24小时过渡期技术保障
| 项目 | 责任人 | 完成时限 |
|---|---|---|
| 资产清点 | 资产管理部 | T+3日 |
| 权限回收 | IT运维部 | T+5日 |
四、法律风险注意事项
- 续约协议需明确设备折旧计算方式
- 约定单方解约的违约金上限
- 保留原始合同履行情况证明文件
如遇服务商强制绑定条款，可依据《电信条例》第40条主张协商权。
五、续约文书模板示例
续约通知书应包含以下要素：
致：[服务商名称] 我方与贵司签订的《[协议名称]》（编号：[协议编号]）将于[到期日期]届满。 经评估决定[续约/更换]现有合作方案，请于[反馈截止日]前提交新方案。 联系人：[姓名] 电话：[联系方式]
具体条款可参照行业标准模板进行调整。
企业合约机管理需建立全生命周期跟踪机制，建议设立专职岗位统筹续约、换机与资产处置工作。通过标准化流程与法律风险防控，可实现设备资源的高效利用与合规管理。
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